Der Steuerungskreislauf der Wirkungsorientierten Steuerung

Für die strategische Steuerung einer Gebietskörperschaft sollten Grundlage der Steuerung die zentralen Ober- und Unterziele in den verschiedenen politischen Handlungsbereichen sein. Diese Zielhierarchien sollten bis auf die Ebene konkreter Maßnahmen beschrieben sein, wie es im Arbeitsprogramm 2020 geschehen ist. Der Ressourcenbedarf je Maßnahme kann über die Kosten- und Leistungsrechnung erfasst werden. Die Ziele werden hierfür nicht nur sprachlich, sondern auch über konkrete Kennzahlen der Zielerreichung definiert und regelmäßig erhoben und ausgewertet. 

Die Umsetzung der geplanten Maßnahmen zur Erreichung der Ziele bedarf der Bereitstellung von Haushaltsmitteln. Über „Aufträge“ und „Vereinbarungen“ werden den, an der Zielerreichung beteiligten, Organisationseinheiten Budgets zur Erstellung der geplanten Maßnahmen zur Verfügung gestellt. Da sich die Maßnahmen häufig nicht finanziell genau planen lassen, können hierbei auch Budgetkorridore mit Obergrenzen geplant werden, die entsprechend im Haushaltsplan (hier im Sinne eines Maßnahmenplans der jeweiligen Organisationseinheit) dargestellt werden. Spätestens an diesem Schritt ist es hilfreich, wenn sich Maßnahmen und die im Haushaltsplan ausgewiesenen Produkte entsprechen. Durch diese Kongruenz ist ein geschlossenes System von strategischen Zielsetzungen bis auf den tatsächlichen Haushaltsplan gewährleistet. 

Der Ausweis von Produkt- bzw. Leistungszielen mit Kennzahlen unterhalb der jeweiligen (Schlüssel-)Produkte dient dann der Operationalisierung der oben genannten „Aufträge“ und „Vereinbarungen“. Mit der Übernahme der dezentralen Ressourcenverantwortung durch die produktverantwortliche Organisationseinheit findet damit die Steuerung durch die Verwaltungsspitze und den Stadtrat, über die Vereinbarung der Produkt- und Leistungsziele, vor dem Hintergrund eines (im Rahmen der Grenzen des Gemeindehaushaltsrechts) frei verfügbaren Produktbudgets statt. 

Operative Umsetzung von Produkten und Leistungen

In Kenntnis der politischen Ziele, denen die Produkte und Verwaltungsleistungen dienen, werden diese dezentral umgesetzt. Führungskräfte und Mitarbeiter erkennen anhand ihrer Produkt-Zielformulierungen und der Einbindung ihrer Leistungen in das strategische Zielsystem die Bedeutung der Leistungen und die politische Wahrnehmung für die konkreten und auch die übergeordneten politischen Zielsetzungen der Stadt.

Die nachfolgende Abbildung visualisiert den Zusammenhang zwischen strategischen Zielen und den dafür zu erbringenden Produkten und Leistungen mit ihren jeweiligen Produkt- und Leistungszielen.

Unterjährig ergeben sich zahlreiche Situationen in denen entschieden und Handlungsoptionen gewählt werden müssen. Erst wenn diese Entscheidungen, auch im Hinblick auf die strategischen Ziele, getroffen werden, kann zu Recht vom „Management der strategischen Zielerreichung“ gesprochen werden.

Die Integration von strategischem Zielsystem, Produkten sowie Produktzielen schafft die Voraussetzung für eine Effektivitäts- und Effizienzoptimierung aber erst ein systematisches Monitoring zentraler Kennzahlen, wird zu tatsächlichen Verbesserungen führen. 
In einem zweiten Schritt kann es dann um die Optimierung der Leistungskombinationen zur Erhöhung der Effektivität sowie die Optimierung der Kostenstrukturen zur Erhöhung der Effizienz gehen. Erst beide Arten von Kennzahlen zusammen erlauben eine Einschätzung, was in einem Politikfeld zu tun ist. In der Regel ist weder eine einseitige Effektivitätsoptimierung zu unvertretbar hohen Kosten, noch eine einseitige Effizienzoptimierung zu Lasten einer nachhaltigen politischen Zielerreichung vertretbar. 

Diese fügt sich ein in einen neuen administrativen Steuerungskreislauf, bei dem nicht mehr die inputorientierte Bereitstellung von Mitteln an Organisationseinheiten im Mittelpunkt steht. Stattdessen durchläuft der neue Haushaltskreislauf die folgenden vier Phasen:

• Planung
  Ausgehend von den bisherigen strategischen Zielen werden Schwerpunkte für das nächste Haushaltsjahr abgestimmt und Zielvorgaben konkretisiert.
   
• Budgetierung
  Auf Grundlage der neuen Zielprioritäten werden die, für die Ziele erbrachten, Produkte budgetiert. Die Budgets spiegeln, unter Berücksichtigung von Pflichtleistungen und langfristig fixierten Ausgaben, die Priorität der Ziele untereinander wider. Mit den Budgets werden die jeweiligen Produktziele neu formuliert und Kennzahlenvorgaben vereinbart.
   
• Vollzug
  Die Umsetzung der, in den Produktdefinitionen codierten, Maßnahmen findet nun direkt vor dem Hintergrund der Produktziele, der Sollvorgaben der Kennzahlen und der Bedeutung des Produkts im strategischen Zielsystem statt. 
   
• Kontrolle
  Die dem Haushaltsvollzug folgende Kontrolle wird von der Finanz- und Rechnungskontrolle zu einem Monitoring von Zielerreichungen, Mengen, Qualitäten und Kosten weiterentwickelt.