Überblick über das Referenzmodell

hfp hat ein Referenzmodell für die strategische Gesamtsteuerung einer Gebietskörperschaft entwickelt. Dieses Modell basiert auf unserer über 20-jährigen Erfahrung bei der Entwicklung und Umsetzung von Konzepten und der Qualitätssicherung aller wesentlichen Komponenten des, unter dem Stichwort „Neues Steuerungsmodell“ subsumierten, politisch-administrativen Steuerungskreislaufs.

Dieses Referenzmodell umfasst letztlich vier Ebenen, die konsistent zueinander sein müssen und eine Vielzahl von Funktionselementen aufweisen.

Das Referenzmodell beschreibt – abgeleitet aus den Grundkonzepten – generalisiert und abstrakt die notwendigen Prozesse, Daten und Berichte sowie die IT-Infrastruktur für eine Kommune. Die Leitstelle sowie die verwaltungsinternen Vorschriften begleiten den Betrieb.

Konzepte und konzeptionelle Integrität

Die Bewährungsprobe für jedes Konzept und seine Umsetzung stellt immer der Verwaltungsalltag dar. Je früher dies bei der konzeptionellen Arbeit berücksichtigt wird, umso besser gelingt eine Umsetzung.

Die strategische Gesamtsteuerung einer Gebietskörperschaft wird erst durch die Verzahnung verschiedener Instrumente und konzeptioneller Elemente ermöglicht. Zu den wichtigsten Grundkonzepten gehören die folgenden:

1. Strategisches Steuerungssystem
2. Steuerungs- und Budgetierungskonzept
3. DV-Konzept
4. Betriebs- und Organisationskonzept

Daten und Berichte

Im integrierten Berichtswesen werden alle, für die strategische Gesamtsteuerung notwendigen, Berichte automatisch und damit ohne manuelle Nacharbeiten adressatengerecht erzeugt. Je nach Adressat werden die Informationen in entsprechenden Detaillierungsgraden aufbereitet. Zu den Adressaten zählen insbesondere die Verwaltungsführung (Oberbürgermeister und Bürgermeister), der Stadtrat, die Amtsleiter sowie Fachexperten.

Managementbezogene Auswertungen sind vor allem in komplexen, unübersichtlichen Entscheidungssituationen notwendig. Sie sollen gewährleisten, dass sowohl alle relevanten Erfolgsfaktoren als auch alle potenziellen Risikofaktoren rechtzeitig erkannt und in einer zu wählenden Handlungsstrategie angemessen berücksichtigt werden. Eine strategische Planung muss daher eine dem Entscheidungskontext adäquate Methodik bereitstellen, die die zu treffenden Entscheidungen angemessen unterstützt. Ebenso sollten Erfolge einfach zu identifizieren und zu berichten sein.

Prozesse

Prozesse beschreiben alle Aufgaben, die im Rahmen der strategischen Gesamtsteuerung zu erbringen sind, welche Ergebnisse erarbeitet werden und welche Rollen dafür notwendig sind. Zu den wichtigsten Prozessen gehören die folgenden:

1. Politische Formulierung und Etablierung strategischer Ziele
2. Top-Down-Budgetierungsprozess 
3. Bottom-Up-Budgetierungsprozess 
4. Vermittlung und Koordination der Ziele/Zielerreichung auch als Führungs- und Kommunikationsinstrument im Verwaltungsapparat
5. Ergebnismessung, Erstellung von Jahresendprognosen und unterjährige Anpassung der Steuerung
6. Erstellung von Ziel- und Budgeterreichungsberichten

Anforderungen an die IT-Infrastruktur

Die IT-Infrastruktur besteht aus einer Vielzahl von Komponenten und Anwendungen der Finanzbuchhaltung sowie einer Vielzahl von Fachanwendungen z. B. für die Gewährung von Sozial- und Jugendhilfe und für die Verwaltung der Liegenschaften.       

In diese IT-Infrastruktur ist ein adäquates Management-Informationssystem einzubinden, das alle Elemente der strategischen Gesamtsteuerung abbildet und sich einfach, entsprechend der sich kontinuierlich verändernden Steuerungsanforderungen, anpassen lässt. Nur so kann das System aktuell und relevant bleiben. Selbstverständlich muss dieses System die oben bereits genannten Prozesse sowie Analysen und Berichte ermöglichen. Darüber hinaus sind insbesondere die folgenden Anforderungen relevant:

1. Intuitive und transparente Darstellung der, durch die strategische Gesamtsteuerung, zu steuernden Objekte 
2. Einfache Möglichkeit der kontinuierlichen Pflege des Zielsystems
3. Zusammenführung von Daten für die strategische Steuerung
4. Aufwandsarme, dezentrale Dateneingabe: Daten und Texte 
5. Automatische Unterstützung der jährlich rollierenden Prozesse

Verwaltungsinterne Vorschriften bilden die formalen und juristischen Grundlagen für die organisatorische und operative Implementierung, die Verbindlichkeit und Anwendung der Prozesse der strategischen Gesamtsteuerung. Diese Rahmenbedingungen umfassen sowohl bereits existierende Verordnungen, die vor dem Hintergrund der strategischen Gesamtsteuerung erweitert oder angepasst werden müssen, als auch Verordnungen, die neu hinzukommen. Sie betreffen sowohl die Rechte als auch die Pflichten der Arbeiten mit der strategischen Gesamtsteuerung sowohl in der Verwaltung als auch im Stadtrat.

Übergreifend und quer zu den Prozessen, den Daten und Berichten, der IT-Infrastruktur sowie den verwaltungsinternen Vorschriften bedarf es einer zentralen Organisationseinheit als einer Art Leitstelle, die für die Implementierung und die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung der strategischen Gesamtsteuerung verantwortlich ist. Die Einführung und der Betrieb der strategischen Gesamtsteuerung ist ein kontinuierlicher Prozess. Da der Prozess seiner Art nach vielschichtig ist und sich auf die Gebietskörperschaft mit allen ihren Organisationseinheiten auswirken wird, sind die kontinuierliche und zentrale Koordination, die Bereitstellung verwaltungsinterner Beratungskapazitäten, Server- und Unterstützungsleistungen für Politik und Verwaltung sowie der zentrale Betrieb des Informations- und Steuerungssystems bedeutende Erfolgsfaktoren.