Kernanforderungen: Software für strategische Steuerung in der öffentlichen Verwaltung

Der folgende Katalog enthält eine Beschreibung der wichtigsten Funktionen und Prozesse, die von einer Software für strategische Steuerung zu unterstützen sind. Diese Kriterien wurden von hfp auf der Grundlage von den in der Praxis vorgefundenen Anforderungen und der Analyse der Defizite von "umfunktionierten" Standardverfahren gewonnen.

Auch wenn Anforderungskataloge gut und umfassend definiert worden sind, empfiehlt es sich gerade bei einer ziel- und wirkungsorientierten Steuerung einen Prototyp zu verlangen an dem Abbildung und Praktikabilität im Alltag nach vollzogen werden können.

Unterstützung der Prozesse
Das Management-Informationssystem (MIS) sollte alle wesentlichen Prozesse der Pflege und Anwendung der outputorientierten sowie der ziel- und wirkungsorientierten Steuerung bereits implementiert haben. Eine rein statische Abbildung hierarchischer Beziehungen reicht nicht aus. Im Betrieb wird an den Zielen, Zielbeschreibungen, Zuordnungen, Indikatoren erfahrungsgemäß viel geändert und weiterentwickelt. Diese Prozesse sollten durch das MIS unterstützt werden. Erfahrungsgemäß werden diese Anforderungen in der Privatwirtschaft kaum benötigt, sondern eher in der öffentlichen Verwaltung mit ihrem höchst heterogenen, von politischen Vorgaben abhängigen Leistungsspektrum.
Ein Zielsystem für Ziele und Outputs
Das Zielsystem besteht insbesondere aus Zielen und ggf. einer Vielzahl von Unterzielen, dabei kann jedes Ziel ein oder mehrere Unterziele haben. Jedem dieser Ziele können unterschiedliche oder gleiche Indikatoren, Outputs (z. B. Produktbereiche, Produktgruppen, Produkte und Leistungen), Kennzahlen und Texte zugeordnet werden (sogenannte n:m-Beziehungen).

Diese Elemente sollten als eigenständige Objekte abgebildet und in einem oder mehreren Teilbäumen verwaltet werden können. Zwischen diesen Objekten in den unterschiedlichen Teilbäumen sollten Verknüpfungen definiert und verwaltet werden können.

Praktisch bedeutet das z. B. Outputs aus dem Produktkatalog verschiedenen Zielen zugeordnet werden können. Eine Maßnahme, wie die "Beratung von Bedarfsgemeinschaften" wird für die Erreichung unterschiedlicher Ziele, z. B. Jugendlichen ein eigenständiges Leben ermöglichen oder Integration von ausländischen Mitbürgern, erbracht. Derselbe Output (z. B. Produkt oder Leistung) aus dem Produktkatalog muss also unterschiedlichen Zielen zugeordnet werden können. Im Produktkatalog werden alle Produkte eines Typs aggregiert und entsprechend angezeigt, im Zielsystem die einem Ziel zugeordneten Teilmengen.

Die Stammdaten dieser Objekte sowie ihre Verknüpfungen untereinander sollten je Haushaltsjahr historisiert werden. Auswertungen über mehrere Haushaltsjahre sollten möglich sein, um nachvollziehen zu können, welche Änderungen im Zielsystem und den Zuordnungen vorgenommen worden sind.
Einfache Anbindung datenliefernder Systeme
Eine flächendeckende ziel- und wirkungsorientierte Steuerung baut auf einer Vielzahl von datenliefernden Systemen auf, seien es Auszahlungssysteme, Systeme der Leistungsgewährung oder andere. Die aus diesen Systemen stammenden relevanten Daten sollten einfach und vor allem transparent in das Gesamtsystem überführt werden können auch um Doppelerfassungen zu vermeiden. Dies ist dann die Basis für Analysen und Auswertungen zur Steuerung.
Integriertes Web-Erfassungssystem
Daten, die nicht aus Vorsystemen gewonnen werden können aber zur Steuerung notwendig sind, wie Wirkungsmessungen, müssen zusätzlich erfasst werden. Das Verfahren sollte ein Erfassungssystem mit einer einfachen Oberfläche für die dezentrale Erfassung von Finanz-, Haushalts- und Prognosedaten haben, vor allem um Prozesse im Zusammenhang mit der Haushaltsplanaufstellung zu unterstützen.
Die Weberfassung dient auch der systematischen Erhebung von Daten für die ziel- und wirkungsorientierte Steuerung. Diese Daten liegen oft verstreut an vielen Stellen in der Verwaltung, Tabellen oder Ordnern.

Gerade im Controllingprozess bei der wirkungsorientierten Steuerung sollten die Mitarbeiter der Fachverwaltungen und auch die Führungskräfte die Möglichkeit haben, die erfassten Daten, die Planungen zu kommentieren.
Intelligente Abweichungsanalysen
Um steuerungsrelevante Auswertungen realisieren zu können sind Abweichungsanalysen hilfreich, da sie zeigen welche Maßnahmen-Leistungskombinationen im Hinblick auf welches Ziel erfolgreich waren und welche nicht.
Haushaltsdruck und Berichtswesen
Haushaltsplan und Haushaltsrechnung oder Jahresabschluss sind letztlich auch Berichte.Für die öffentliche Verwaltung ist wichtig, dass der Haushaltsplan und die Haushaltsrechnung oder der Jahresabschluss möglichst vollständig und korrekt formatiert aus dem System ausgedruckt werden könnenund direkt an die Druckerei gegeben werden können.

Darüber hinaus sind Berichte in ihrer Darstellungsform sowie ihren Inhalten adressatengerecht und in ihrer Anzahl übersichtlich. Die Erstellung von formatierten Berichten mit einem von den Bewegungsdaten unabhängigen Layout sollte möglich sein. Als Elemente sollte das Berichtswesen Texte, Tabellen und Grafiken anbieten. Als Output-Formate sind die Formate PDF, Excel und Word zu unterstützen.

Die strukturellen Inhalte des Berichtswesens sollten sich synchron zu den Veränderungen im Zielsystem selbst aktualisieren: Die Bearbeitung von Berichtsobjekten im Zielsystem (z. B. Ziele, Outputs, Textfelder, Kennzahlen), im Sinne von Verschieben, Neuanlage oder Löschen sollte automatisch ohne weitere händische Anpassungen im Berichtswesen vollziehen.
In-Memory-Processing
Dank der In-Memory Technologie werden alle fiskalischen und non-fiskalischen Daten im MIS immer mit ihrem aktuellen Stand dargestellt. Sobald also ein Datum über den Web-Client im ePBN erfasst oder über eine Schnittstelle importiert wird, stehen diese Daten unmittelbar zur Auswertung zur Verfügung. Werden beispielsweise auf der Basis von Finanzen, Mengen oder Zeiten entsprechende Kennzahlen berechnet, werden die Ergebnisse der berechneten Kennzahlen unmittelbar nach der Dateneingabe im Web-Client angezeigt.