hfp openAnalyzer Business Intelligence Projekte

Mit dem hfp openAnalyzer unterstützt hfp Revisionsämter, Kämmereien oder andere Controllingeinrichtungen im privaten wie auch im öffentlichen Sektor bei der kontinuierlichen und anlassbezogenen Datenauswertung. Im Folgenden finden Sie ausgewählte Beispiele für den Einsatz des hfp openAnalyzers als Business Intelligence System.

Die Gewährung von Leistungen der Sozial- und Jugendhilfe stellt für Landkreise die bedeutendste Ausgabeposition dar und wird oftmals als maßgeblicher Grund für defizitäre Haushalte genannt. Gleichzeitig wird die Bedeutung der Hilfegewährung für eine Verbesserung der Lebenssituation der Hilfeempfänger immer wieder betont, insbesondere die Förderung und Erziehung von zunächst hilfebedürftigen Jugendlichen, zu einer eigenverantwortlichen und gemeinschaftsfähigen Persönlichkeit, wie auch die Unterbrechung des Übergangs von jungen Menschen aus der Jugend- in die Sozialhilfe. 
Gemeinsam mit dem Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Helmstedt, hat hfp in einem Pilotprojekt die gesamte Gewährung der Sozial- und Jugendhilfe, unter Beachtung strenger Datenschutzauflagen, erstmalig systematisch analysiert, bewertet und die Ergebnisse in drei ausführlichen Berichten bereitgestellt. Mehr als 5 Millionen Einzelbuchungen und ein Datenbestand von 25 Gigabyte aus den Fachverfahren PROSOZ, OK.JUG und ALG II konnten mit dem hfp openAnalyzer hinsichtlich der Gewährungspraxis des Sozialamtes, des Jugendamtes und des Jobcenters untersucht und Potenzial für ein effizienteres und effektiveres Fallmanagement benannt werden. In Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsamt und den betrof­fenen Fachämtern wurden die Möglichkeiten eines laufenden, systematischen Controllings der Falldaten mit dem hfp openAnalyzer aufgezeigt. Hieraus ergaben sich Impulse für eine Verbesserung der Gewährungspraxis, die stärker als bisher, die Wirkungen des Verwaltungshandelns beim einzelnen Hilfeempfänger nachvollziehbar machen.

Das Jugendamt der Stadt Magdeburg hat, mittels des von hfp entwickelten BI-Systems hfp openAnalyzer, ein vollautomatisches Kennzahlen- und Berichtssystem entwickelt. Es werden zeitgesteuert verschiedene Fachverfahren, wie openProsoz, durch den hfp openAnalyzer angesprochen und vordefinierte Datenextraktionen durchgeführt. Die so gewonnenen Daten werden anschließend automatisch aufbereitet, ausgewertet und tagesaktuell an verschiedenste Stellen innerhalb der Verwaltung gemeldet. Zeitgleich findet ein Abgleich mit anderen Datenquellen (Oracle, Access-Datenbanken) als Qualitätssicherung statt.
Mithilfe dieses Vorgehens wurde beispielsweise im sehr ausgabenträchtigen Bereich der Kinderbetreuung ein Berichts- und Kennzahlenset über die ca. 16.000 Plätze in Kindertageseinrichtungen im gesamten Stadtgebiet realisiert. Dies beinhaltet vollautomatisierte Auswertungen über:

• Anzahl von Eltern, die keinen Kita-Platz finden konnten und durch das Jugendamt vermittelt werden müssen
• Anzahl fehlender Kita-Plätze je Stadtteil
• Auslastungen von Krippen, Kitas und Horten
• Auslastung nach Betreuungszeiten
• Abgleich der Auslastung mit den Betriebserlaubnissen
• Abgleich der vergebenen Kita-Plätze mit den Datenbeständen der Ausländerbehörde 

Im Ergebnis entsteht über das so eingerichtete BI-System eine flächendeckende Informationslage der Auslastungen nach Sozialregionen und Stadtteilen, die dann für die strategische Stadtentwicklung und Bauleitplanung der Landeshauptstadt Magdeburg genutzt werden kann. 

Im Rahmen des Projekts wurde das SAP R3 System der Schufa Holding AG an die BI-Software hfp openAnalyzer angebunden, um durch strukturierte Datenanalyse eine permanente Systemkontrolle durch die interne Revision zu gewährleisten. Die Mitarbeiter wurden auf die selbstständige Weiternutzung der Software geschult.