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Einführung eines Management-Informationssystems in der Kantonsverwaltung

Das Entwicklungsleitbild formuliert Oberziele in den einzelnen Politikbereichen, aus denen die jährlichen Ziele und Entwicklungsschwerpunkte für die einzelnen Aufgabenbereiche abgeleitet werden. Ausgehend vom Leitbild, das die Zielsetzung der nächsten zehn bis 15 Jahre beschreibt, werden in den jährlichen Aufgaben- und Finanzplänen die Leistungen und Projekte des Staates definiert, die in der Gegenwart begonnen werden müssen, um die Ziele in der Zukunft erreichen zu können.

Begleitet wurde die Einführung der Wirkungsorientierten Steuerung durch ein intensives Change-Management zur Veränderung und Neuausrichtung der Prozesse sowie der Organisationskultur im Hinblick auf die Verwaltung als Service- und Dienstleistungsorganisation. Durch die deutlich aufwandsärmere Pflege der Daten im ePBN sowie durch die Nutzung einer Vielzahl leistungsstarker Funktionen und Berichtsmöglichkeiten wurden viele Prozesse in der Verwaltung vereinfacht sowie automatisiert. Immer wieder wurden in der Verwaltung und im Großen Rat die Konsequenzen der neuen, an Wirkungen orientierten Steuerung, an konkreten Beispielen besprochen.

Die Änderung der Organisationskultur betraf verschiedene Schwerpunkte:

1.    Die Akzeptanz und aktive Umsetzung von einer verrichtungs- oder inputorientierten Denk- und Planungsweise hin zu einer ergebnis- oder wirkungsorientierten Denk- und Planungsweise bei den operativen Fachverantwortlichen.

2.    Die Akzeptanz- und Schwerpunktverlagerung im Parlament (Großer Rat) weg von einer finanziellen Detailplanung hin zur Bestellung von Ergebniszielen zu definierten Preisen. Eines der wichtigsten Merkmale ist die diesbezügliche Selbstbindung des Parlamentes und die damit einhergehenden Verhandlungsprozesse zwischen Verwaltung und Parlament.

Die konsequente Ausrichtung auf eine Wirkungsorientierte Steuerung wurde durch den Status des Bürgers als Kunde untermauert. Alle Planungen, die Auswirkungen auf den Bürger haben, müssen seine Interessen antizipieren und berücksichtigen. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen: Die Schulentwicklungsplanung orientierte sich daran, den Schülern frühzeitig und besser bei der Planung der Schulform zu unterstützen und möglichst optimale „Durchlaufzeiten“ und „Wechselmöglichkeiten“ anzubieten, nachdem sich herausgestellt hatte, dass Schüler beim Wechsel der Schulform ein Schuljahr verlieren.

 

Im Management-Informationssystem ist der politisch-administrative Kreislauf im Sinne der politischen Rationalität (Parlament) und der Managementrationalität (Verwaltung) miteinander integriert: Das Parlament steuert auf der Ebene der 44 Aufgabenbereiche mit ihren jeweiligen Zielen und Entwicklungsschwerpunkten. Den Aufgabenbereichen nachgeordnet ist die, für die Verwaltung relevante, Ebene der 150 Leistungsgruppen als Sektionen (Ämter) mit ihren jeweiligen Zielen und Entwicklungsschwerpunkten. Die Budgetierung aller Ämter erfolgt auf der Grundlage von Zielen und Kennzahlen und orientiert sich damit erstmals an einer wirkungsorientierten Betrachtung des Verwaltungshandelns. Die Steuerungssystematik der Zusammenführung von Produkt-Ressourcen und Produkt-Wirkungen über den Ausweis von Finanzgrößen, wie auch von Zielen und Kennzahlen ist im Kanton Aargau im Zusammenspiel zwischen Verwaltungsführung, Verwaltung und Politik/Parlament seit Langem etabliert und für alle fachlichen Bereiche der Kantonsverwaltung ausgestaltet. Konzeptionell gesehen entspricht damit das strategische Budget immer auch dem institutionellen Budget, womit die Voraussetzung für die Zusammenführung und Dezentralisierung von Budget- und Leistungsverantwortung gegeben ist. Der Abteilungsleiter eines Departements ist damit für seinen Aufgabenbereich, neben dem Globalbudget und dem Stellenplan, auch immer für die Umsetzung der Entwicklungsschwerpunkte, die Erreichung der politischen Ziele bzw. die Erreichung der geplanten Kennzahlen verantwortlich. 

Die Verwaltung aller Ziele und Entwicklungsschwerpunkte sowie die Zuordnung der Ziele zu den Outputs erfolgt im ePBN. Die jeweiligen Stammdaten sowie die Beziehungen untereinander können sich von Jahr zu Jahr ändern und werden entsprechend pro Jahr historisiert.

Die Finanzdaten werden täglich im Ist, Plan und Prognose automatisch aus SAP importiert. Dies betrifft auch die kontinuierliche Anlage von Verpflichtungskrediten mit ihren jeweiligen Kennzahlen aus SAP im ePBN.

Das MIS 2 unterstützt die Anwender insbesondere in den folgenden, sich jährlich wiederholenden Prozessen: (i) Erstellung des Budgets für das nächste Jahr und die dreijährige mittelfristige Finanzplanung, dokumentiert im Aufgaben- und Finanzplan (Haushaltsplan); (ii) Unterstützung bei der unterjährigen Steuerung insbesondere durch die Erfassung der Daten für die Jahresendprognose; (iii) Erstellung der Jahresrechnung.


Alle parlamentsrelevanten Berichte werden per Knopfdruck mit dem MIS2 erzeugt: Die Steuerung der Aufgaben und Finanzen des Kantons erfolgt über den Aufgaben- und Finanzplan (AFP) sowie über den Jahresbericht mit Jahresrechnung (JB), gemäß dem Gesetz über die Wirkungsorientierte Steuerung von Aufgaben und Finanzen (GAF). Die nachfolgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt für den Aufgabenbereich ‘AB 245 Standortförderung‘: 

Die zentralen Anforderungen der ausschreibenden Staatskanzlei im Kanton Aargau zur Weiterentwicklung des MIS1 zum MIS2 waren:

  • die bisherigen Planungswerkzeuge in einem leicht bedienbaren, flexibel anpassbaren und benutzerfreundlichen IT System bereitzustellen, in dem die Stammdaten einfach verwaltet werden können und alle Daten vollständig historisiert vorliegen,
  • sowie die Berichts- und Analysemöglichkeiten deutlich zu verbessern.
  • Performance und Akzeptanz des Systems zu erhöhen sowie technische Mängel und bisherige Lücken im MIS 1 zu eliminieren.
  • neue Anforderungen gemäß dem revidierten Gesetz über die Wirkungsorientierte Steuerung von Aufgaben und Finanzen (nGAF) umsetzen.
  • zu gewährleisten, dass alle Alt-Daten automatisch migriert werden können.

hfp konnte, im Rahmen einer Ausschreibung, durch einen funktionsfähigen Prototyp, auf der Basis des ePBN, im Rahmen des Beschaffungsprozesses überzeugen. Seit 2013 werden mit dem ePBN über eine Web-Erfassung die steuerungsrelevanten Informationen in Form von Texten und Kennzahlen durch die Dienststellen im ePBN erfasst. Alle Finanzdaten werden täglich automatisch aus SAP importiert. Die wesentlichen Arbeiten im Rahmen der Einführung des ePBN als MIS2 sind die folgenden:

  1. Aufbau der Objekt-Strukturen im ePBN für die Umsetzung der Wirkungsorientierten Verwaltungsführung.
  2. Verknüpfung der strategischen Ziele aus dem Entwicklungsleitbild mit den operativen Zielen aus dem Wirkungsorientierten Haushaltsplan.
  3. Anlage der formatierten Berichtstemplates für die automatische Erzeugung der parlamentsrelevanten Berichte.
  4. Optimierung und Vereinfachung einiger wesentlicher Prozesse im ePBN.
  5. Dies betrifft insbesondere den Prozess der kontinuierlichen Optimierung der Ressourcen, in Relation zu den zu erreichenden Zielen, im Rahmen der Haushaltsplanaufstellung sowie die Steuerung der Erfassungszyklen Haushaltsplanung, Jahresendprognose und Jahresrechnung.
  6. Automatische Übernahme aller Alt-Daten aus dem MIS1 ins MIS2.
  7. Einrichtung der Schnittstellen zu SAP für den automatischen Datenaustausch.
  8. Schulung der Anwender mit Hilfe eines Multiplikatoren-Konzepts.

Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über die Einsatzgebiete von MIS im strategischen Steuerungskreislauf im Kanton Aargau[1]:

Wie deutlich wird, ist die Grundlage der mittelfristigen Aufgaben- und Finanzplanung die „Langfristige Strategie“ bzw. das „Entwicklungsleitbild“. „Das Entwicklungsleitbild ist nach Schwerpunkten in neun Politikbereiche geordnet. Für jeden dieser Schwerpunkte werden zuerst die wichtigsten Herausforderungen, dann die strategisch-politische Relevanz für den Kanton Aargau und schließlich die langfristigen Ziele des Regierungsrats beschrieben. Diese Stoßrichtungen werden während der Legislatur mit der vierjährigen, rollierenden Aufgaben- und Finanzplanung umgesetzt.“ [2] Den neun Politikbereichen sind zunächst jedoch noch so genannte „Handlungsmaximen“ und „Megatrends“ vorangestellt. Diese stellen, jenseits der einzelnen Politikbereiche, grundlegende, alle Politikbereiche betreffende Werte und Entwicklungen dar, die bei der Verfolgung aller politisch-strategischen Zielsetzungen in den Politikfeldern zu berücksichtigen sind bzw. die ihren Einfluss ausüben werden.

Das Entwicklungsleitbild formuliert Oberziele in den einzelnen Politikbereichen, aus denen die jährlichen Ziele und Entwicklungsschwerpunkte für die einzelnen Aufgabenbereiche abgeleitet werden. Ausgehend vom Leitbild, das die Zielsetzung der nächsten zehn bis 15 Jahre beschreibt, werden in den jährlichen Aufgaben- und Finanzplänen die Leistungen und Projekte des Staates definiert, die in der Gegenwart begonnen werden müssen, um die Ziele in der Zukunft erreichen zu können.

Begleitet wurde die Einführung der Wirkungsorientierten Steuerung durch ein intensives Change-Management zur Veränderung und Neuausrichtung der Prozesse sowie der Organisationskultur im Hinblick auf die Verwaltung als Service- und Dienstleistungsorganisation. Durch die deutlich aufwandsärmere Pflege der Daten im ePBN sowie durch die Nutzung einer Vielzahl leistungsstarker Funktionen und Berichtsmöglichkeiten wurden viele Prozesse in der Verwaltung vereinfacht sowie automatisiert. Immer wieder wurden in der Verwaltung und im Großen Rat die Konsequenzen der Neuen, an Wirkungen orientierten Steuerung, an konkreten Beispielen besprochen.

Die Änderung der Organisationskultur betraf verschiedene Schwerpunkte:

1.    Die Akzeptanz und aktive Umsetzung von einer verrichtungs- oder inputorientierten Denk- und Planungsweise hin zu einer ergebnis- oder wirkungsorientierten Denk- und Planungsweise bei den operativen Fachverantwortlichen.

2.    Die Akzeptanz- und Schwerpunktverlagerung im Parlament (Großer Rat) weg von einer finanziellen Detailplanung, hin zur Bestellung von Ergebniszielen zu definierten Preisen. Eines der wichtigsten Merkmale ist die diesbezügliche Selbstbindung des Parlamentes und die damit einhergehenden Verhandlungsprozesse zwischen Verwaltung und Parlament.

Die konsequente Ausrichtung auf eine Wirkungsorientierte Steuerung wurde durch den Status des Bürgers als Kunde untermauert. Alle Planungen, die Auswirkungen auf den Bürger haben, müssen seine Interessen antizipieren und berücksichtigen. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen: Die Schulentwicklungsplanung orientierte sich daran, den Schülern frühzeitig und besser bei der Planung der Schulform zu unterstützen und möglichst optimale „Durchlaufzeiten“ und „Wechselmöglichkeiten“ anzubieten, nachdem sich herausgestellt hatte, dass Schüler beim Wechsel der Schulform ein Schuljahr verlieren.


[1]    Entnommen aus: Kaufmann, Y., Vortragsfolien SEVAL-Tagung 6. September 2013, Workshop 3, „Bedeutung der Evaluation im Rahmen der Wirkungsorientierten Verwaltungsführung im Kanton Aargau“, aufgerufen am 28.05.2014 unterhttp://www.seval.ch/documents/kongresse/2013/Presentations/presentation_kaufmann.pdf

[2]    Zitiert aus: Entwicklungsleitbild 2013-2022 Kanton Aargau – Menschen machen Zukunft, S. 4