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Einführung eines automatisierten Berichtswesens für die operative Umsetzung der Wirkungsorientierten Verwaltungsführung (WOV)

Im Kanton Solothurn wohnen 266.000 Einwohner. Das jährliche Haushaltsbudget beträgt 2 Mrd. CHF.

Im Jahr 2003 hat der Kanton Solothurn die Wirkungsorientierte Verwaltungsführung WOV gesetzlich verankert. Sämtliche Dienststellen, inklusive der Gerichte, wurden ab 2006 mit Globalbudgets sowie den entsprechenden Zielen und Indikatoren gesteuert. Das sich daraus ergebende Berichtswesen erfolgte in einer Vielzahl von Excel-Formularen. Damit wurden auch die offiziellen, parlamentsrelevanten Berichte Voranschlag (Haushaltsplan), Semesterbericht (Jahresendprognose), Geschäftsbericht erstellt. Die Finanzdaten wurden manuell aus SAP übertragen. Parallel dazu wurden in einer weiteren Datenbank alle wesentlichen Projekte des Kantons verwaltet.

Mit dem Projekt wurden diese Prozesse vollständig automatisiert und medienbruchfrei realisiert. Alle Daten aus SAP werden täglich automatisch in das automatisierte Berichtswesen importiert. Desweiteren wird die, in einer separaten Datenbank enthaltene, Projektverwaltung mit externen und internen Maßnahmen der Ämter und Departemente in das automatisierte Berichtswesen integriert. Die existierenden Engpässe bei der Erstellung der Projektberichte werden eliminiert.

Mit der Einführung und Inbetriebnahme des ePBN im April 2012 wurden die beiden Alt-Verfahren abgelöst und die Projektverwaltung und die Globalbudgets auf der Basis der Wirkungsorientierten Verwaltungsführung (WoV) integriert. In den Folgejahren wurde das Verfahren kontinuierlich, auch im Rahmen von Beauftragungen durch den Kanton Solothurn, um neue Funktionen und Berichte erweitert und befindet sich bis heute im Einsatz.

Alle offiziellen, parlamentsrelevanten und formatierten Berichte werden vollautomatisch mit dem ePBN erstellt – eine manuelle Nachbearbeitung ist nicht mehr notwendig: Voranschlag (Haushaltsplan), Semesterbericht (Jahresendprognose), Geschäftsbericht. Für das Projektcontrolling werden ebenfalls vollautomatisch der Integrierte Aufgaben- und Finanzplan sowie ämterspezifische Projektberichte erstellt. 

Mit dem ePBN als automatisiertes Berichtswesen für die strategische und operative Planung und Steuerung arbeiten alle Departemente, Abteilungen und Ämter im Kanton Solothurn. Im ePBN werden sowohl die Finanzdaten aus SAP als auch alle Leistungsdaten der dezentralen Organisationseinheiten zusammengeführt und ausgewertet. Nicht alleine die Verwaltung des Bestehenden und die rein bürokratische Exekution der bestehenden Gesetze wird verfolgt, sondern das staatliche Handeln auch auf die Erreichung der politischen Ziele ausgerichtet. Anhand von Kennzahlen werden Status und Güte der Zielerreichung festgestellt und stehen für eine Interpretation zur Verfügung. Die Verwaltung erarbeitet damit insbesondere die Inhalte des wirkungsorientierten Haushaltsplans (SOLL) und des Geschäftsberichts (SOLL versus IST): Abgeleitet aus politischen Schwerpunkten und strategischen Zielen im Legislaturplan, werden alle Aktivitäten des Kantons Solothurn mit ca. 263 operativen Zielen gesteuert. Was konkret erreicht werden soll definieren insgesamt 864, an diesen Zielen ausgewiesene, Indikatoren. Hinzu kommt eine Vielzahl von Projekten mit ihren jeweiligen Meilensteinen. Die Budgetierung der Ämter erfolgt anschließend auf Grundlage dieser Ziele und Kennzahlen und orientiert sich damit erstmals an einer wirkungsorientierten Betrachtung des Verwaltungshandelns.

Die dezentrale Eingabe der Zahlen sowie textuellen Beschreibungen für die Indikatoren an Zielen und Maßnahmen an Entwicklungsschwerpunkten erfolgt in den Ausprägungen Ist, Plan und Prognose in einer Web-Maske des ePBN.

Die Verwaltung aller Ziele und Entwicklungsschwerpunkte sowie die Zuordnung der Ziele zu den Outputs erfolgt im ePBN. Die jeweiligen Stammdaten sowie die Beziehungen untereinander können sich von Jahr zu Jahr ändern und werden entsprechend pro Jahr historisiert.

Die Finanzdaten werden täglich im Ist, Plan und Prognose automatisch aus SAP importiert.


Implementierte Prozesse: (i) Budgetierung und Mehrjahresplanung; (ii) unterjährige Steuerung; (iii)Geschäftsbericht; (iv) Erstellung der Dokumente Voranschlag, Globalbudget-Vorlage, Integrierter Aufgaben- und Finanzplan, Semesterbericht, Geschäftsbericht, Projektüberblick, Projektbeschreibungen; (v) Auswertungen und MIS; (vi) Projektverwaltung.

Der ePBN stellt diese Managementinformationen strukturiert zur Verfügung und generiert die zentralen Berichte.  

Die wesentlichen Arbeiten im Rahmen der Einführung des ePBN als automatisiertes Berichtswesen sind die folgenden:

  1. Aufbau der Objekt-Strukturen im ePBN für die Umsetzung der Wirkungsorientierten Verwaltungsführung.
  2. Import aller Projekte und Meilensteine aus der zentralen Datenbank der Projektverwaltung und Zuordnung bzw. Integration dieser Projekte in das Berichtswesen der Wirkungsorientierten Verwaltungsführung.
  3. Anlage der formatierten Berichtstemplates für die automatische Erzeugung der parlamentsrelevanten Berichte.
  4. Optimierung und Vereinfachung einiger wesentlicher Prozesse im ePBN. Dies betrifft insbesondere den Prozess der kontinuierlichen Optimierung der Ressourcen in Relation zu den zu erreichenden Zielen im Rahmen der Haushaltsplanaufstellung sowie die Steuerung der Erfassungszyklen Haushaltsplanung, Jahresendprognose und Jahresrechnung.
  5. Automatische Übernahme aller Alt-Daten aus den Excel-Dateien ins automatisierte 
    Berichtswesen. Beim Import der Ziele und Indikatoren aus den Excel-Dateien werden die, über mehrere Jahre hinwegreichenden, Referenzen zwischen den jahresweise dokumentierten Zielen und Indikatoren gesetzt. Das ist die Grundlage für Längsschnittanalysen und Mehrjahresauswertungen.
  6. Einrichtung der Schnittstellen zu SAP für den automatischen Datenaustausch.
  7. Schulung der Anwender mithilfe eines Multiplikatoren-Konzepts.